Что такое тайм-менеджмент

Если составить рейтинг жалоб среднестатистического городского жителя, то жалоба на недостаток времени наверняка окажется в тройке лидеров (наряду с недовольством здоровьем и пробками на дорогах). Но это не повод опускать руки: в помощь страждущим придуман тайм-менеджмент.

Определение и основные принципы

Из года в год мы пополняем свой арсенал новыми инструментами для экономии времени. Если раньше у нас не было ничего, кроме записанных книжек, то сейчас мы имеем возможность использовать гаджеты и специальные приложения. Но эффективны ли они? Кажется, нет. Время по-прежнему куда-то утекает, и это отрицательно сказывается на нашем настроении и самочувствии.

Психологи утверждают, что с синдромом нехватки времени можно бороться. Правда, придется применить силу воли и немного поработать над собой.

Тайм-менеджмент – это искусство разумного и эффективного управления своим личным временем.

Нужно только осознать, какие задачи в настоящий момент имеют для вас первостепенное значение, а какие можно отложить на потом. Это осознание приходит не сразу, но как только приходит, вы перестаете суетиться и становитесь последовательными в своих желаниях и действиях.

Умение управлять временем – не такой уж сверхъестественный навык. Вы тоже можете его приобрести!

Цель тайм-менеджмента

Некоторые люди наивно полагают, что счастливчики, освоившие тайм-менеджмент, за короткие сроки успевают переделать столько дел, сколько простым смертным и не снилось.

Но в реальности тайм-менеджмент увеличивает не работоспособность, а продуктивность. Изучение техник тайм-менеджмента способствует отказу от «ненужных телодвижений», вследствие чего – о чудо! – появляется свободное время, которое можно использовать по своему усмотрению.

Согласно результатам исследований, тайм-менеджмент позволяет сэкономить целую треть жизни. Впечатляет, правда?

Как правильно организовать свое время

Существуют принципы, о которых необходимо помнить всем, кто хочет эффективно организовать собственное время.

Первым делом следует понять, что время – это ресурс, причем ценный. Не следует тратить его почем зря.

Затем нужно научиться задавать критические вопросы относительно своих задумок. Прежде чем начать заниматься чем-либо, ответьте на следующие вопросы:

1. 1. «Зачем мне это?» (Вы сразу поймете, является ли это дело действительно важным для вас).
2. 2. «Почему я?» (Почему не кто-то другой? Может, он сделает это лучше или быстрее? Да и вообще – ваша ли это обязанность?)
3. 3. «Нужно ли заниматься этим сейчас?» (Вам станет ясно, является ли дело срочным, и вы сможете правильно расставить приоритеты).
4. 4. «Почему это нужно сделать именно таким образом?» (Вполне вероятно, что вы найдете нестандартный, зато более эффективный способ решения проблемы).

Поймите, что время измеряется событиями, а не часами или годами. Эти величины универсальны, но ваша жизнь состоит не из часов и минут, а из событий, происходящих с вами. Если вы научитесь мыслить таким образом, то будете воспринимать происходящее иначе.

• Подумайте о том, что для вас важно, а что – нет. Вы наверняка захотите, чтобы ваша жизнь состояла из неслучайных событий, продиктованных осмысленными действиями. Стремитесь к этому: не тратьте время на ерунду.
• Проанализируйте свой распорядок дня. Фиксируйте время, затраченное на выполнение тех или иных дел. Так вы узнаете, сколько времени вы посвящаете действительно важным вещам, а сколько уходит впустую. Вы удивитесь, узнав, что «зависание» в Интернете или болтовня по телефону «съедают» несколько часов ежедневно!
• Чтобы достичь результата, поставьте реалистичную цель. Когда вы четко осознаете, что нужно сделать, чтобы добиться желаемого, ваш путь к достижению результата чудесным образом укорачивается. В этом деле на помощь приходят разнообразные методики определения цели – в частности, техника SMART-целей, которая предполагает анализ ваших задумок по нескольким параметрам: конкретности, измеримости, реалистичности, достижимости в рамках заданного срока.
• Не допускайте беспорядка. Считается, что порядок в вещах и делах невозможен без порядка в голове. Это правда. Но главное – порядок помогает экономить время. Если вы научитесь соблюдать порядок, вам не придется проводить мучительные минуты и даже часы в паническом поиске нужных вещей.
• Планируйте. Если вы хотите достичь цели, подробно распишите, что вам следует для этого сделать. По мере продвижения вперед вычеркивайте те или иные пункты. Так вы будете точно знать, чего достигли.
• Не делайте того, что вам противно. Нелюбимая работа способна превратить вашу жизнь в бессмысленную рутину. Так что вы ничего не потеряете, если решитесь на кардинальную смену деятельности. Освоение новой профессии даст вам огромный стимул к развитию.
• Мотивируйте себя всеми доступными способами. Создайте вокруг себя среду, благоприятную для достижения цели. Распечатайте воодушевляющие картинки, повесьте на холодильник «план абсолютной победы» или что-нибудь в этом роде. Такие напоминания позволят вам оставаться в тонусе, особенно в те дни, когда кажется, что все пропало.
• Придерживайтесь правил тайм-менеджмента. Остановимся на самых известных.

Правила тайм-менеджмента

Люди сильно отличаются друг от друга по темпераменту и склонностям. Придумывая способы рационального распределения личного времени, они в первую очередь ориентируются на себя. Но есть и универсальные правила тайм-менеджмента, которые, возможно, подойдут и вам.

1. 1. Оцените все свои начинания с точки зрения важности и срочности. У вас получится четыре категории целей:
   
   - Важные и неотложные.
   - Неотложные, но не слишком важные.
   - Несрочные, но важные.
   - И не важные, и не срочные (а надо ли вообще тратить время на их достижение?..).
   
   Как только вы рассортируете цели таким образом, у вас не останется сомнений относительно того, с чего начать.
2. 2. Принимайте во внимание свои биоритмы. Если вы – «сова», не стройте на утро никаких глобальных планов.
3. 3. Боритесь с желанием отложить важные дела «на потом». Если вам предстоит пугающе сложная или масштабная работа, нет смысла оттягивать неизбежное: просто начните действовать. Допустим, вам надо написать отчет. Откройте документ и выполните все формальности: придумайте заголовки, задайте размер шрифта, пронумеруйте страницы. После этого документ можно закрыть: продолжать будет уже не так страшно.
4. 4. Если вам приходится ждать, найдите себе занятие. Допустим, вы едете в поезде или стоите в пробке, ожидаете приема в поликлинике или в пенсионном фонде. Придумайте способ извлечь пользу из ожидания: прослушайте аудиокнигу, перечитайте конспекты, заполните ежедневник, ответьте на электронное письмо или звонок. В общем, где бы вы ни оказались – не сидите без дела!
5. 5. Используйте «метод ограничения беспокойства», придуманный Д. Карнеги. Заключается он в том, что на принятие не слишком важного решения вы должны потратить ровно столько времени, сколько запланировали. После того, как решение принято, действуйте «по ситуации» или как считаете нужным. Объясним на примере: вы сделали заказ в Интернет-магазине, но в этот же день вам нужно уехать. Менеджер должен утвердить заказ, но он не звонит. Тогда вы решаете: «Если он не позвонит в течение получаса, я отменяю заказ». Так и происходит. После этого вы можете либо попытать счастья в другом магазине, либо начать собираться в дорогу.
6. 6. Записывайте важную информацию в тетрадь, не используйте для этого стикеры и отдельные листки. В конце концов, эта информация еще может понадобиться и потому нуждается в сохранении. Особо ценные сведения следует перенести в телефон или органайзер. После того, как вы испишете всю тетрадь, ее можно будет без зазрения совести выбросить.
7. 7. Позаботьтесь о том, чтобы важные документы хранились в порядке. Рассортируйте их по видам и разложите в папки. Пронумеруйте эти папки, наклейте на них ярлыки. Отведите место для их хранения и периодически совершайте ревизию бумаг. Благодаря всем этим мерам вам больше не придется часами искать нужный документ.

Анализируем прошедший день методом «пяти пальцев»

Чтобы ничего не упустить, используйте метод «пяти пальцев»:

1. 1. Большой (Б) – бодрость, самочувствие. Задайте себе вопрос: сделал ли я что-нибудь для улучшения своего здоровья?
2. 2. Указательный (У) – услуга, взаимодействие с людьми, оказание помощи. Помогли ли вы чем-нибудь своим близким? Как складываются ваши отношения с сотрудниками?
3. 3. Средний (С) – состояние. Оцените свое эмоциональное состояние.
4. 4. Безымянный (Б) – близость к цели. Какие шаги вы предприняли для достижения результата?
5. 5. Мизинец (М) – мысли, кругозор. Довелось ли вам узнать что-либо ценное? Или, может быть, у вас появилась идея?

Тайм-менеджмент представляет собой целый комплекс методик, направленных на понимание ценности времени и умение им управлять. Начните использовать хотя бы одну, и скоро в вашем распоряжении наверняка окажется пара «лишних» часов!

⇧