Как написать электронное деловое письмо

Электронные сообщения стали нормой в современном мире. Отправка и получение таких писем – неотъемлемая часть деловых отношений. Изучение основ коммуникации занимает совсем немного времени, но эти знания обязательно пригодятся в будущем.

Структура делового письма

Структура делового письма, как правило, неизменна. Вот как она выглядит:

• Заголовок (тема).
• Обращение к собеседнику (приветствие).
• Несколько слов о цели письма.
• Основное содержание.
• Прощание.
• Расширенная подпись (ФИО + контактные данные).
• Ссылка на официальный сайт фирмы.
• Логотип (опционально).

Важность указания темы

Просматривая содержимое почтового ящика, каждый офисный работник первым делом обращает внимание на заголовки. Письма без них нередко отправляются в корзину. Вот почему так важно правильно сформулировать тему сообщения. Заголовок должен быть ёмким, кратким и соответствующим основному смыслу текста. Если в процессе ведения переписки тема сменилась, это должно быть отражено в заголовке.

О содержании

• Написание делового письма требует некоторого самоограничения. Лирические отступления и сложные предложения более уместны в художественной литературе.
• Чтобы текст воспринимался лучше, его нужно разбивать на абзацы.
• Посылать текст, полностью набранный заглавными буквами – верх неприличия.
• Составляя деловое письмо, нужно уделять особое внимание орфографии, грамматике и пунктуации. При необходимости следует воспользоваться справочником.
• Что касается цитирования собеседника в продолжительной переписке, то оно должно быть обоснованным и умеренным. Нужно разграничивать дублированный и ответный тексты. Цитаты выделяют знаком >.
• Следует избегать указания в электронных письмах личных данных (к примеру, паспортных), поскольку все почтовые системы уязвимы.
• В деловом письме не может быть эмоциональных высказываний, смайликов и экспрессивных выражений.

Как подписать электронное деловое письмо

Любая почтовая система предоставляет пользователю возможность присоединения стандартной подписи, включающей имя и контакты, к телу письма. Для деловой переписки эта опция незаменима.

Расширенная подпись служит не только для идентификации адресанта. В ней содержится важная информация об альтернативных каналах связи с ним. Так, помимо ФИО, в подпись следует включать следующие данные:

• должность адресанта;
• рабочий телефон;
• адреса электронной почты;
• ссылку на официальный сайт фирмы.

Правила хорошего тона

Деловая переписка имеет свои (не всегда очевидные) законы.

• Получив электронное письмо, необходимо ответить на него в течение двух суток. Если адресат затянул с ответом, он должен впоследствии проинформировать собеседника о причинах задержки. Если адресат не отвечает на письмо в течение недели, это следует воспринимать как отказ от продолжения переписки.
• Получив сообщение с вложением, надо уведомить отправителя в том, что письмо пришло, и вложенный файл открывается (или не открывается).
• На письмо, отправленное в рамках массовой рассылки, в некоторых случаях можно не отвечать.
• Заканчивает деловую переписку тот, кто её инициировал.

Важно помнить, что электронное письмо, составленное с соблюдением всех правил, создает у адресата положительное впечатление об отправителе и о компании, от лица которой тот действует.